Выставки – не новый канал коммуникации. Но до сих пор выставки лидируют в рейтинге популярных маркетинговых мероприятий, так как являются эффективным способом организации личного делового общения. Многие ценят выставки именно за эту возможность очной встречи с потенциальными и постоянными партнерами в формате «с глазу на глаз». Однако этот самый уникальный инструмент коммуникации одновременно и самый дорогой и хлопотный. Поэтому зачастую маркетологи заменяют участие в выставках другими рекламными мероприятиями, например, рекламой в СМИ или наружной рекламой.
В последнее время недовольство посетителей и участников выставок вызывает их «недозаполненность». Ведь подготовка к выставке, оформление стенда, создание и печать полиграфической продукции, транспортные расходы и многое другое требует больших материальных, финансовых и моральных расходов, возврат которых в виде новых деловых связей или новых клиентов остается крайне низким. В этой статье хочу поделиться опытом расчета выгодности посещения выставок.
Подготовительная часть
В первую очередь, план подготовки к выставке составляется на основе двух ключевых моментов: цель участия и бюджет, определив которые, вы можете составить список необходимых средств и инструментов. Целесообразность составления такого списка в том, что каждому пункту в нем присваивается определенный индекс значимости. Значимость каждого пункта оценивается по трем параметрам:
-
важность для реализации
-
стоимость
-
временные затраты
На основании этого списка можно более быстро и качественно организовать работу с необходимыми деталями о ответственными лицами.
Сетка расположения стендов
Далее. Общаясь с организаторами выставки, вы можете запросить не только общие условия размещения, но и дополнительную информацию, которая будет полезна:
-
сетку расположения стендов – это поможет выбрать выгодное место с учетом позиций конкурентов и партнеров;список конференций, семинаров, количество спикеров и темы докладов
-
программу рекламной компании – это поможет спрогнозировать количество посетителей
Разрабатывая дизайн своего стенда, необходимо помнить о цели участия в выставке. Например, если ваша цель – укрепление имиджа и заключение оптовых контрактов, то не обязательно показывать все образцы продукции. В этом случае более важно сделать стенд удобным для переговоров.
Во время подготовки раздаточных материалов учитывайте, что вам придется общаться с разными категориями посетителей. На выставке время дороже денег. И самый простой способ минимизировать количество нецелевых посетителей стенда – дарить календарь с логотипом. Всем, кто заинтересовался компанией и ее продукцией – предоставлять более подробную информацию об ассортименте, возможностях компании и принципах работы с клиентами.
Одной из распространенных ошибок работы на выставке является стремление сразу заключать контракты. В силу различных обстоятельств, это удается крайне редко. Поэтому гораздо важнее направить усилия на знакомство и установление контактов с потенциальными клиентами.
Обратите внимание, что в последе время в связи с низкой активностью участников выставок, организаторы заинтересованы в каждом экспоненте. Поэтому более настойчиво добивайтесь специальных условий и скидок. Тем более, что в ситуациях «недобора» желаемого количества мест, сами организаторы выходят к участниками со специальными предложениями.
И помните, что чем раньше вы начнете подготовку к выставке, тем эффективнее будет организована работа на ней. Оптимальный срок начала подготовки – не менее чем за 3 месяца до начала выставки.
Рассчет учаситя в выставке
Как просчитать примерное количество посетителей на предстоящей выставке?
Например, если площадь выставочного пространства 10 000 м2. Общее число посетителей в среднем 3 тыс. человек (эти данные вы можете уточнить у организаторов). Простой расчет показывает, что за время выставки число посетителей из расчета на 1м2 составит около трех человек. Этот показатель широко используется на международных выставках, рассчитывающих плотность движения числа посетителей на каждые 100 м2. На европейских выставках товаров народного потребления этот показатель равен 2,1, то есть 2 человека на 9,3 м2 (журнал Exibition). Также обращаю ваше внимание, что вы можете рассылать своим клиентам информацию о вашем намерении участвовать в выставке или пригласить их на ваш стенд, привлекая внимание клиентов новинками продукции и новыми технологиями.
Самая распространенная ошибка участников в том, что все контакты, привезенные с выставки, не обрабатываются и не имеют продолжения делового общения, а просто «забрасываются в ящик». А менеджеры продолжают работать по уже сформированной базе, не расширяя ее новыми контактами. Поэтому рекомендую по окончанию работы выставки сразу начинать активный прозвон по новым контактам, организовывать встречи на территории клиента, договариваться о встречах и заключать сделки. Выставка считается эффективной в том случае, когда 4% клиентов от всех новых контактов заключили с вами долгосрочные договора. Внимательно следите за анонсами профильных выставок и принимайте решения об участии, оценивая активность ваших конкурентов. Ведь полностью отказаться от участия в выставках, на которых экспонируются конкуренты – это значит «уступить» им своих потенциальных клиентов. Как правило, тщательная и правильная подготовка к выставке приводит к расширению базы клиентов, дальнейшее сотрудничество с которыми будет способствовать увеличению дохода вашей компании.